Wie man einen Team-Canvas für sein Team erstellt und erfolgreich nutzt
Projekte bestehen immer aus Teams, d.h. aus Menschen die gemeinsam an einem Ziel arbeiten. Ein Projekt am Ende erfolgreich abschließen und dies innerhalb des vorgegebenen Budgets, innerhalb der Zeit eine Leistung zu erbringen und eine Kundenzufriedenheit zu erreichen.
Der Aufbau des Teams und die gemeinsame Ausrichtung zu definieren ist dabei Aufgabe des jeweiligen Projektmanagers. Der Aufbau einer Teamausrichtung und das Arbeiten als effektive Einheit ist jedoch nur möglich, wenn Sie ein gemeinsames Verständnis voneinander haben. Im Rahmen eines Projektes stellen sich hier eine Vielzahl an Herausforderungen:
- Wechselnde Teammitglieder
Je nach Projektphase kommen unterschiedliche Teammitglieder ins Team hinzu oder verlassen das Team - In Matrix-Organisationen sind MitarbeiterInnen bereits in einem Team
MitarbeiterInnen sind in Matrix-Organisationen bereits in Ihrer Linien-Organisation im Team. Die Identifikation mit diesem Linien-Team gestaltet sich als deutlich einfacher, da in der Regel bereits ein bestehendes Team seit längerem vorhanden ist. Die ähnlichen Arbeitsinhalte (z.B. Mitarbeiter im Einkauf in der Einkaufsabteilung) führen automatisch zu einem wichtigen Identifikationselement und sorgt für Zusammenhalt. - Linien-Organisation ist eine etablierte Organisation
Eine Linie-Organisation ist in der Regel eine gewachsene Struktur, meist über viele Jahre oder Jahrzehnte die, je nach Organisation und Zukunftsaussichten, auch noch über viele Jahre bestehen bleiben wird. Dies gibt Sicherheit, sorgt für ein Gefühl der Geborgenheit und neue Teammitglieder können sich auf existierende Teamregeln verlassen. - Keine Anlaufzeiten. Während in Linien-Organisationen Prozesse etabliert sind und sich ein Arbeitsrhythmus eingespielt hat erfordern Projekte meist einen umgehenden Start. Es bleibt wenig Zeit um Teammitglieder über einen längeren Zeitraum einzuarbeiten oder ihnen eine Anlaufzeit zu geben.
Die Schaffung dieses Teamgedankens und einer positiven Teamdynamik im Projekt ist eine Herausforderung. In der Praxis hat sich dazu vor allem das Team Canvas als effiziente Methode etabliert, das Teambuilding zu beschleunigen und dabei ein solides Fundament für das neue Team zu schaffen.
Der Team Canvas
Das Team Canvas ist eine Vorlage für die Teamgestaltung, dass die Produktivität und die Ausrichtung des Teams fördern. Es kann eng zusammengeschweißte Teams entwickeln und einen Gruppenkonsens schaffen. Richtig angewendet, kann dieses Tool sehr wirkungsvoll sein, um Teams auf ihre persönlichen und gemeinsamen Ziele zu verpflichten.
Der Erfolg eines Teams hängt von der Teamarbeit ab, und ein Team hängt von seinen Mitgliedern ab. Das bedeutet, dass ein guter Teamleiter, um Erfolg zu haben, einen Konsens innerhalb der Gruppe herstellen muss, damit die gemeinsamen Ziele des Teams mit den persönlichen Motivationen der Mitarbeiter übereinstimmen. Dies ist der beste Weg, um eine Ausrichtung des Teams zu erreichen, und ist eine wichtige Motivation hinter dem Team Canvas.
Der strukturierte Ansatz des Team Canvas hilft, Unklarheiten zu beseitigen und produktive Interaktionen zu ermöglichen. Viele Teams haben dieses Format bereits erfolgreich eingesetzt. Da es sich um eine generische Vorlage und Methode handelt, kann jedes Team in jedem Projekt sie gut nutzen.
Team Canvas verstehen
Die grundlegende Team Canvas-Vorlage besteht aus neun Quadranten. Jeder Quadrant steht für einen bestimmten Schwerpunktbereich, der für die Zusammenarbeit im Team wichtig ist. Diese sind: Zweck, Rollen und Personen, Gemeinsame Ziele, Persönliche Ziele, Werte, Regeln, Bedürfnisse und Erwartungen, Stärken, Schwächen und Risiken. Zu jedem Quadranten gibt es als Leitlinie einige Fragen die gemeinsam im Team beantwortet werden sollte.
Das System ist flexibel genug, um noch detailliertere Vorlagen zu erstellen. Beispiele dafür sind ‘Teambewertung’, ‘Verbesserungsvorschläge’ und ‘Projektanweisungen’. All dies sind Optionen, die sich je nach Team als nützlich erweisen können, um eine erfolgreiche Dynamik zu entwickeln.
Wie bei jedem organisatorischen Werkzeug hängt das Geheimnis des Erfolgs davon ab, wie Sie es einsetzen. Zwei Teams, die an einem ähnlichen Projekt arbeiten, können eine Team Canvas-Vorlage verwenden. Sie könnten jedoch leicht unterschiedliche Versionen verwenden und je nach ihren Bedürfnissen unterschiedliche Lösungen haben.
Um Teams in Projekten bestmöglich zu unterstützen, bieten wir Teambuilding-Events an. Darin werden neben zahlreichen motivierenden Teambuilding-Aktivitäten auch ein Team-Canvas erstellt.
In einem persönlichen Termin klären wir gerne Ihre Bedürfnisse.
Rollen und Personen
Wenn Sie als Projektmanager versuchen, Teammitglieder zusammenzubringen, sind sie möglicherweise nicht mit allen Mitgliedern des Teams vertraut. Daher ist es wichtig, dass Sie bei der Zusammenstellung eines Teams alle beteiligten Personen und ihre spezifischen Rollen klar umreißen.
Gemeinsame Ziele
Die meisten Teams bringen Teammitglieder mit, die zielorientiert sind, wobei die Führungskräfte, die Projektmanager, klar kommunizieren, wie diese Ziele erreicht werden sollen. Mit Hilfe Team Canvas können die Teammitglieder jedoch klar zum Ausdruck bringen, wenn sie gegensätzliche Ansichten darüber haben, was erreicht werden soll oder wie es gemessen werden sollte.
Persönliche Ziele
Individuelle Ziele wie z.B. die Entwicklung von spezifischen Skills können in den Rahmen aufgenommen werden, um bestimmte Mitglieder zu motivieren. Indem Sie diese Ziele für alle Beteiligten sichtbar machen, können andere sie auf dem Weg zum Erreichen ihrer individuellen Ziele unterstützen und so zu einem positiven Teamumfeld beitragen.
Zweck
Der Zweck beantwortet die Frage nach dem Warum. Warum tun wir als Team das was wir tun? Was ist das Warum hinter dem Warum? Wenn Sie diesen Zweck des Teams verstehen, können Sie die Mitglieder darauf ausrichten.
Werte
Vereinfacht formuliert, sind Werte Eigenschaften, die uns wichtig und WERTvoll sind, und/oder Ideale, die für uns erstrebenswert sind bzw. nach denen wir handeln. Die Werte des Teams die im Idealfall eine Überschneidung mit den Werten des Unternehmens haben, schafft diese Grundlage für die gemeinsame Zusammenarbeit.
Stärken
Während der gemeinsamen Arbeit als Team können die Stärken genutzt werden, um den effektivsten Weg zu finden, das gewünschte Ergebnis mit der Gruppendynamik zu erreichen.
Schwächen und Entwicklungsbereiche
Die meisten Teams werden in der Phase der Teamentwicklung und darüber hinaus auf Hindernisse stoßen, die in Schwächen begründet sind. Die Identifizierung dieser Bereiche kann dabei helfen, neue Ansätze zu finden, um sie zu überwinden. Daraus abgeleitete Entwicklungsbereiche lassen die Entwicklung von Maßnahmen zu um gemeinsam als Team stärker zu werden.
Bedürfnisse und Erwartungen
Dies ist einer der wichtigsten Bestandteile des Team Canvas. Das Notieren der Bedürfnisse des Einzelnen innerhalb eines Teams kann dazu beitragen, ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Außerdem können Sie mit Hilfe der Vorlage für Teamerwartungen besprechen, was Sie von anderen erwarten.
Regeln und Aktivitäten
Schließlich helfen die Team-Canvas-Methoden dabei, konkrete Regeln festzulegen, an die sich alle Mitglieder halten sollten, damit das Team effektiv arbeiten kann. Dazu gehören auch verschiedene Aktivitäten, z. B. wenn Sie die Teilnehmer zu regelmäßigen Team-Meetings einladen, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen von allen Mitgliedern diskutiert und gehört werden.
Dies ist ein wichtiger Teil der Teamarbeitsvereinbarung, da die Teammitglieder erfahren können, wofür sie verantwortlich sind und wofür nicht, was dazu beiträgt, mögliche blinde Flecken im Projekt zu verringern.
Team Canvas erstellen und einsetzen
Für die Entwicklung eines Team Canvas kann dieses Template hier verwendet werden. Es sollten nicht mehr als 2 Stunden dafür aufgewendet werden. In der Praxis hat sich bewährt, dass ein Projektteam unmittelbar nach Projektstart, sofern sich das Projekt-Kernteam da schon gebildet hat, gemeinsam den Team Canvas erarbeitet. Dazu werden die 2 Stunden in einzelne Blöcke von 10-15 Minuten unterteilt. In jedem Block werden die Fragen eines Quadranten gemeinsam besprochen und direkt im Team Canvas notierten.
Ein Team Canvas ist dabei kein statisches Dokument. In regelmäßigen Abständen, z.B. einmal pro Quartal, sollte ein Team Canvas wieder überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Dabei wird sichtbar,
- ob die Entwicklungsbereiche sich reduziert haben,
- wie gut die Regel im Team eingehalten wurden
- ob persönliche Ziele sich verschoben haben
usw.
