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Durch Fehler lernt man, durch Erfolge jedoch auch.
Erfahren, wie Sie durch die Anwendung von Lessons Learned im Projektmanagement Ihre Projekte optimieren und erfolgreichere Ergebnisse erzielen. Lernen Sie aus Erfolgen und Fehler von anderen.
Die meisten Projektmanager wissen, wie wichtig es ist, aus laufenden und zukünftigen Projekten Lehren zu ziehen. Das Erfassen und regelmäßige Aktualisieren der gewonnenen Erkenntnisse kann das Projekt auf Kurs halten. Langfristig kann dies auch dazu beitragen, die Art und Weise, wie Unternehmen Projekte durchführen, kontinuierlich zu verbessern.
Was sind „Lessons Learned“?
Lessons Learned sind die Erkenntnisse, die aus der Durchführung eines Projekts gewonnen werden. Dazu gehören die positiven und negativen Aspekte. Die Idee ist, die positiven Aspekte zu wiederholen und die Fehler nicht zu wiederholen.
Der Lessons Learned-Prozess umfasst 5 Schritte mit Aktivitäten zur Erfassung und Nutzung von Lessons Learned.
Die Schritte im Detail:
• Identifizieren – identifizieren Sie die Empfehlungen, aus denen gelernt werden kann. Diese können einen wertvollen Wissensschatz für zukünftige Projekte darstellen.
• Dokumentieren – halten Sie die detaillierten Lektionen, die Sie während der Diskussionen gelernt haben, in einem Bericht fest, auf den alle Teilnehmer reagieren können. Verteilen Sie diesen Bericht an das gesamte Projektteam und bewahren Sie ihn zum späteren Nachschlagen auf.
• Analysieren – Analysieren und ordnen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, damit Sie sie anwenden und mit anderen Teams teilen können. Sie können das Projektmanagement verbessern, Prozesse verbessern oder in Schulungen verwendet werden.
• Speichern – bewahren Sie die Lessons Learned-Berichte auf einem gemeinsamen Laufwerk oder in einer Cloud-Lösung auf. So sind sie für alle Projektteams verfügbar.
• Abrufen – wenn Sie die Lessons Learned-Berichte speichern, richten Sie eine Stichwortsuche ein, damit sie während und nach dem Projekt jederzeit leicht abrufbar sind.
Die Schwierigkeit des Identifizierens
Die Identifikation ist mitunter der schwierigste Teil in einem Lessons-Learned-Prozess, sowohl inhaltlich als auch zeitlich.
Inhaltlich. Die Identifikation von wertvollen Elementen für einen Lessons-Learned-Prozess ist abhängig vom Detailgrad der Prozesse. So können Fehler oder auch positive Beispiele, aus denen gelernt werden kann, in nahezu allen Prozessschritten und in jeder mögliche Prozesstiefe auftreten. Ein Projektmanager wird in Bezug auf die Prozesse in seinem Projekt dabei einen natürlichen Top-Down-Ansatz wählen. Das bedeutet, dass der Projektmanager in die oberste Ebene der Prozesse in einem Projekt inhaltlich gut involviert ist und er deshalb auch positive als auch negative Erfahrungen direkt erlebt. Umso tiefer im Prozess, umso weniger ist der Projektmanager involviert. Um dennoch einen erfolgreichen Lessons-Learned-Prozess sicherzustellen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass bereits zu Projektbeginn das gesamte Projektteam auf die Relevanz und Bedeutung von Lessons-Learned hingewiesen wurde.
Zeitlich. In der Literatur als auch in der Praxis findet man nur am Projektende den klassischen Lessons-Learned-Workshop. Ein Meeting in dem viele oder alle Projektmitglieder nochmal das gesamte Projekt reflektieren. Die Schwierigkeit liegt in der heutigen Komplexität und Dauer von Projekten. Dauern Projekte länger als 6 Monate ist es nahezu unwahrscheinlich, sich als Projektteammitglied an die Details von vor 6 Monaten zu erinnern. Ebenso würde man die Learnings erst 6 Monate später abrufen und alle Projekte, die in der Zwischenzeit realisiert wurde, würden nicht von diesen Learnings profitieren. Wir empfehlen aus diesem Grund, Lessons-Learned zeitlich anders zu terminieren. Dabei hat man die Wahl zwischen:
– Zeitlich regelmäßig, z.B. monatlich
– Zeitlich bezogen auf Meilensteine, z.B. der Übergabe von einer Phase zur nächsten Phase
Die Form der Dokumentation
Ohne einen formalisierten Dokumentationsprozess ist es schwierig, die gewonnenen Erkenntnisse zu verfolgen, um Anpassungen und Verbesserungen vorzunehmen. Entwickeln Sie einen fortlaufenden Dokumentationsprozess ab dem Kick-off-Meeting. Die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse über den gesamten Lebenszyklus des Projekts, insbesondere bei großen Projekten, verhindert, dass die Mitarbeiter die gewonnenen Erkenntnisse vergessen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Projektmitglieder hier deutlich bessere Ergebnisse liefern, wenn es eine Vorlage dazu gibt. Dies führt auch dazu, dass man sich strukturiert mit dem Lessons-Learned-Objekt auseinandersetzt und bereits wertvolle Informationen zur weiteren Verarbeitung erfasst. Kommunizieren Sie diese Vorlage bereits zu Beginn des Projektes, damit sich die Mitglieder damit vertraut machen können.
Die Speicherung
Im Projekt werden meist simple Excel-Sheets als begleitendes Lessons-Learned Dokument verwendet. Da der Gegenstand der Learnings selten nur das Projekt allein betreffen, sondern darunter liegende Prozesse, ist über eine Unternehmensweite Speicherung nachzudenken. So können z.B. in technischen Projekten Learnings im Bereich Engineering oder Entwicklung gemacht werden. Diese sind dann nicht nur für zukünftige Projekte und deren Projektmanager relevant, sondern auch für die Prozessverantwortlichen. Da die häufigste Organisationsform in Projekten die Matrix-Organisation darstellt, sind es die Linienverantwortlichen mit ihren MitarbeiterInnen, die die Learnings in Zukunft umsetzen müssen. So wird bei einem Learning in der Entwicklung eines neuen technischen Produkts, der Entwicklungsleiter dieses Learning in seinen Prozess integrieren.
Unternehmensweite Systeme können dabei von einfachen Wiki-Systemen bis hin zu ausgereiften Knowledge-Management-Systemen darstellen.
Abrufen
Das Abrufen hängt wie das Speichern stark vom verwendeten System ab. Während einzelne Excel-Sheets zu jedem Projekt schwierig zu durchsuchen sein können, bieten sich unternehmensweite Systeme wie ein Wiki an. Mit einer sinnvollen Schlagwörter-Struktur können so Lessons-Learned gut gefunden werden.
Lessons-Learned Bericht
Auch wenn Lessons-Learned unserer Erfahrung nach ein im Projekt begleitender Prozess sein sollte, ist es sinnvoll, am Ende eines Projektes einen Bericht über alle Lessons-Learned zu erstellen. Dies erleichtert nicht nur eine Abweichungsanalyse (Basis von Lessons-Learned können Fehler sein, die zu Abweichungen in Termin, Kosten, Qualität geführt haben), sondern gibt auch allen Projektmitgliedern und Führungskräften ein rundes Bild.
Zusammenfassend am Ende eines Projektes gilt:
Ausführlicher Bericht – ein Überblick über die gewonnenen Erkenntnisse zusammen mit einer Zusammenfassung dessen, was gut gelaufen ist, was falsch gelaufen ist und wie man sich verbessern kann.
Feststellungen – eine Zusammenfassung aller Probleme, die während der Überprüfung festgestellt wurden.
Empfehlungen – Maßnahmen, die zur Korrektur oder Verbesserung der Feststellungen erforderlich sind. Alle genehmigten Maßnahmen müssen dokumentiert und bis zum Abschluss verfolgt werden.
Lessons-Learned als Grad-Messer für den Reifegrad eines Unternehmens
Projekte stellen den Kern der Wertschöpfung vieler Unternehmen dar, wobei die Projekterfolge sehr stark von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Dies liegt vor allem an dem Reifegrad eines Unternehmens in Bezug auf eine projektorientierte Organisation. In dem von ProX entwickelten Reifegradmodell (ProX MM®) kommen für Reifegrade (Level 1 – Initial bis zu Level 5 – Führend) zum Einsatz. Wir haben festgestellt, dass Lessons-Learned ein wichtiges Element sind, um den Reifegrad im Unternehmen zu erhöhen. Damit auch die Projekterfolge zu erhöhen, d.h. Projekte wiederholbar und vorhersehbar abzuwickeln. Um den Reifegrad Ihres Unternehmens zu messen, starten Sie die ProX MM® Reifegrad-Analyse.
