Wie sie einen Kommunikationsplan für ihr Projekt erstellen
Das wichtigste Element in einem Projekt ist die Kommunikation. So lauten die Schlagzeilen vieler Projektmanagement-relevanten Inhalte in einschlägigen Fachmagazinen, Büchern und freiem Content im Internet. Neben diesem vermeintlich wichtigsten Element ist man jedoch noch für die eigentlichen Aufgaben zuständig, hat die Risiken im Blick zu halten und ist auf die Termin-, Kosten- und Leistungsziele fokussiert. Wie kann man damit effizient kommunizieren, damit das wichtigste Element nicht in den Hintergrund gerät?
Ein Instrument zur klaren Kommunikation – sowohl als Projektmanager als auch innerhalb der Teams, die Sie leiten – ist ein Projektkommunikationsplan. Das ist ein entscheidender Schritt, der einen Unterschied macht.
Hier erfahren Sie, was ein Projektmanagement-Kommunikationsplan beinhaltet, wie er Ihrem Team hilft und wie Sie einen solchen Plan erstellen können.
Erstellung eines Projektmanagement-Kommunikationsplans berücksichtigt:
- Was ist ein Projektmanagement-Kommunikationsplan?
- Was gehört zu einem Kommunikationsplan?
- Vorteile eines Projektmanagement-Kommunikationsplans
- Wie erstellt man einen Plan zur Kommunikation?
- Was ist zu tun, wenn sich der Projektplan ändert?
Was ist ein Projektmanagement-Kommunikationsplan?
Ein Projektmanagement-Kommunikationsplan legt die Informationen fest, die Teammitglieder während eines Projekts an bestimmte Interessengruppen weitergeben müssen, sowie die Mittel, mit denen sie diese Informationen kommunizieren werden.
Teammitglieder und Stakeholder nutzen einen Kommunikationsplan, um besser zu verstehen, welche Informationen ihnen mitgeteilt werden und welche nicht, welche Kanäle für die Projektkommunikation genutzt werden sollten und wer für die Pflege dieser Kanäle verantwortlich ist.
Die Frage nach dem Warum ein Kommunikationsplan notwendig ist, wird vor allem bei der Visualisierung der Anzahl von Kommunikationskanälen in einem Team deutlich. Dabei wird die Punkt-zu-Punkt-Verbindung von zwei Menschen als ein Kommunikationskanal betrachtet. Formel zur Berechnung der Anzahl der Kommunikationskanäle: Anzahl = N * (N-1) / 2
2 Teilnehmer = 1 Kanal
5 Teilnehmer = 10 Kanäle
12 Teilnehmer = 66 Kanäle
Ein Kommunikationsplan (oder Kommunikationsmanagementplan) ist ein wichtiger Teil der Dokumentation, der oft zusammen mit einem Projektmanagementplan erstellt wird und zusätzliche Details enthält, die in dem allgemeineren Dokument nicht enthalten sind.
Kommunikationspläne lösen ein häufiges Problem im Projektmanagement, bei dem Projektmanager planen, wer was wann tun wird (das ist der Projektmanagementplan). Sie versäumen es jedoch, die Erwartungen an die Kommunikation zu durchdenken oder zu dokumentieren.
Wenn der Projektleiter oder die Teammitglieder nicht wissen, wann sie Aktualisierungen senden oder wen sie auf den neuesten Stand bringen sollen, entwickelt sich die Kommunikation zu einem chaotischen und unzusammenhängenden Ganzen.
Ein Plan für die Kommunikation sollte alles enthalten, was Ihr Team braucht, um zu verstehen, worum es sich bei dem Projekt handelt und welche Erwartungen an dessen Durchführung geknüpft sind. Die genauen Informationen, die in einem Kommunikationsplan enthalten sind, können von verschiedenen Faktoren abhängen, z. B. von der Größe und Komplexität des Projekts oder der Art der Branche oder Abteilung, für in der ihr Unternehmen arbeitet.
Im Allgemeinen sollte ein guter Plan zur Kommunikation für ein Projekt jedoch die folgenden Komponenten enthalten:
- Ziele: Interessengruppen und Mitarbeiter müssen das Endziel, auf das sie hinarbeiten, verstehen.
- Format: Ein einfacher Kommunikationsplan ein einziges Dokument sein, wobei ein komplexerer Plan auf einem Kanban-Board dargestellt werden, um die Informationen visuell zu präsentieren.
- Rollen: Machen Sie sich klar, wer welche Rollen während des Projekts einnehmen wird.
- Kommunikationskanäle: Legen Sie fest, welche Kommunikationskanäle und Tools – wie z. B. E-Mail, Slack, MS Teams, WhatsApp und/oder eine andere Form der internen Nachrichtenübermittlung – die Teammitglieder während des Projekts nutzen sollen.
- Projektdetails: Geben Sie an, was das Projekt genau beinhalten wird, und stellen Sie sicher, dass Sie den gewünschten Zeitplan und alles andere, was die Mitarbeiter wissen müssen, darlegen.
- Kommunikationsrhythmus: Wie oft sollten die Mitarbeiter während der Arbeit kommunizieren? Wer muss welche Updates erhalten?
Stakeholder-Management. Stellen Sie fest, wer die Stakeholder des Projekts sind, und stellen Sie sicher, dass der Kommunikationsplan jeden von ihnen anspricht.
Auch hier gilt, dass nicht jeder Projektkommunikationsplan genau diese Elemente enthalten muss. Sie können aber auch einen Plan erstellen, der darüber hinaus geht und zusätzliche Informationen enthält. Unabhängig davon ist diese Liste ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie sich fragen, was genau Sie in Ihren Kommunikationsplan aufnehmen sollten.
Vorteile eines Projektmanagement-Kommunikationsplans
Ein Projektmanagement-Kommunikationsplan ist äußerst einfach zu implementieren.
Die meisten Teams profitieren von diesen Vorteilen, wenn sie einen Projektkommunikationsplan einführen:
- Klarere und transparente Erwartungen
- Straffere Projektplanung
- Bessere Kommunikation im Team und mit Stakeholdern (inkl. Kunden)
- Zugang zu einer zentralen Dokumentenbibliothek
Wie man einen Projektmanagement-Kommunikationsplan erstellt
Im folgenden stellen wir Ihnen fünf Schritte vor, mit denen Sie einen Plan zur Kommunikation für Ihr Projekt erstellen können. Da Projekte und jedes Unternehmen einzigartig sind, können Sie die Schritte auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Schritt 1: Beginnen Sie mit einem definierten Ziel bzw. definierten Zielen
Diese Ziele für den Plan sollten sich in irgendeiner Weise auf die Projektkommunikation beziehen (nicht mit den allgemeinen Projektzielen verwechseln). Es handelt sich dabei um übergeordnete Ziele und nicht um direkte Aktionen wie das Versenden von E-Mails zum Abschluss von Aufgaben. Es sind die Ziele, die diese Aktionen leiten, ohne dabei ins Detail zu gehen.
Einige Beispiele hierfür sind:
- Information der Beteiligten über den Zeitplan, das Budget, den Ressourcenbedarf und alle wesentlichen Änderungen des Plans einmal pro Woche.
- Tägliche und wöchentliche Übermittlung des Projektfortschritts an die zuständigen Mitglieder des Projektteams.
- Erinnern der Beteiligten an die Vorteile des Projekts, um eine kontinuierliche Unterstützung zu gewährleisten.
Schritt 2: Wählen Sie ein Format, das allen Beteiligten hilft, den Plan zu verstehen – visualisieren Sie
Der nächste Schritt besteht darin, sich zu überlegen, wie der Plan am besten dargestellt werden kann, um maximale Wirkung zu erzielen. Wir haben den Projektkommunikationsplan als ein Dokument bezeichnet, und bei kurzen, einfachen Projekten kann er genau das sein: Worte auf Papier.
Aber in vielen Situationen, auch bei komplexeren Projekten, an denen mehrere Personen beteiligt sind, sollte Ihr Plan zur Kommunikation eher visuell ansprechend sein.
Sobald Sie die Ziele festgelegt und mit der Ausarbeitung der Details eines Plans begonnen haben, sollten Sie überlegen, welches visuelle Format Ihnen helfen könnte, Ihre Botschaft besser zu vermitteln. Der strategische Einsatz von Diagrammen, visuellen Zeitplänen, Flussdiagrammen oder anderen visuellen Medien ist viel effektiver, um Teammitgliedern und Interessengruppen zu zeigen, was erwartet wird.
Schritt 3: Fügen Sie Ihren Zeitplan, Ihre Rollen, Kanäle und andere wichtige Details hinzu
Sobald Sie sich auf die anfänglichen Ziele und ein Format geeinigt haben, ist es an der Zeit, mit der Ausarbeitung Ihres Projektkommunikationsplans zu beginnen.
In diesem Schritt werden die meisten Details des Plans ausgearbeitet und in einem visuellen Format dargestellt. Ein guter Plan zur Kommunikation orientiert sich an Kategorie, wie zum Beispiel:
- Stakeholder (Wer muss informiert werden?)
- Inhalt (Welche Art von Aktualisierung benötigen sie?)
- Häufigkeit der Kommunikation (Wie oft soll sie gesendet werden?)
- Verantwortlicher (Wer ist für die Aufgabe oder die Kommunikation zuständig?)
- Priorität/Pünktlichkeit (Wie schnell muss die Kommunikation erfolgen?)
- Methode (Welche Plattform, welches System oder Format soll für die Kommunikation verwendet werden?)
Wenn Ihr Projekt sowohl nachrichtenbasierte Benachrichtigungen (Slack, E-Mail, MS Teams usw.) als auch besprechungsbasierte Kommunikation verwendet, können Sie alle Besprechungen in einem separaten Raster oder Diagramm organisieren.
Dieses Diagramm sollte den Zweck jeder Besprechungsart, die geplante Häufigkeit, die Teilnehmer und die Art der Durchführung der Besprechung (Microsoft Teams, Zoom, persönlich usw.) enthalten.
Nehmen Sie sich in diesem Schritt Zeit, um die richtigen Plattformen oder Kommunikationsmethoden für jede Art der Kommunikation zu finden. Dies kann von den Präferenzen der Stakeholder oder der Zielgruppe abhängen aber auch von den Gegebenheiten im Unternehmen abhängen.
Hier ein Beispiel, welche Methoden und Plattformen viele Organisationen und Projektmanager nutzen:
- Slack, WhatsApp, MS Teams Messaging für die interne Kommunikation
- E-Mail für die Kommunikation mit Projektbeteiligten und externen Partnern
- Projektmanagement-Plattformen für Aufgaben und projekt- oder arbeitsbezogene Kommunikation
- Zoom, MS Teams-Meetings für Brainstorming, Team-Check-Ins und andere Live- oder Remote-Teamsitzungen
Schritt 4: Kommunizieren Sie mit Ihren Stakeholdern
Jedes Projekt hat Stakeholder. Oftmals gibt es bei Projekten mehrere Gruppen oder Typen, die auf unterschiedliche Weise mit dem Projekt interagieren.
Zu den Stakeholdern gehören alle. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um den Inhaber oder Geschäftsführer des Unternehmens oder um den neuen Spezialisten im Team Ihres Kunden handelt. Jeder profitiert von der Kommunikation.
Bevor Sie planen können, wie Sie mit den Stakeholdern kommunizieren, müssen Sie zunächst herausfinden, wer sie sind und was sie über das Projekt wissen müssen und was nicht. Nutzen Sie dazu ihre zu Projektbeginn erstellte Stakeholder-Management-Datei.
Sobald Sie Ihre Stakeholder kennen und wissen, wie häufig sie Mitteilungen erhalten möchten, ist es an der Zeit, diese Mitteilungen in Ihren Plan einzubauen. Binden Sie sie direkt neben der teamorientierten Kommunikation ein.
Und dann müssen Sie (oder die Aufgabenverantwortlichen) natürlich sicherstellen, dass der Plan ausgeführt wird, indem Sie die entsprechenden Mitteilungen und Aktualisierungen an die relevanten Interessengruppen senden.
Schritt 5: Teilen Sie Ihren Plan der Kommunikation mit dem gesamten Team
Nun, da Sie Ihren Plan fertiggestellt haben, ist es an der Zeit, ihn mit Ihrem Team zu teilen. Ein perfekt ausgearbeiteter, akribisch detaillierter Kommunikationsplan ist wertlos, wenn ihn niemand kennt und befolgt.
Die Kommunikation über den Plan ist genauso wichtig wie die Erstellung des Plans selbst. Senden Sie eine Kopie an alle, die von dem Plan betroffen sind. Beziehen Sie alle Stakeholder, alle Aufgabenverantwortlichen und alle Mitglieder des Projektteams ein – also alle, die Mitteilungen erhalten oder senden werden. Bedenken Sie auch, dass der Plan zur Kommunikation auch Teil des Onboardings von neuen Projektteam-Mitgliedern sein muss.
Was ist zu tun, wenn sich der Projektplan ändert?
Im Idealfall verläuft Ihr Projekt von Anfang an bis zum erfolgreichen Abschluss genau so, wie Sie es geplant haben. Aber leider ist das nicht immer der Fall. Wenn sich Ihr Projektplan ändert, muss sich möglicherweise auch Ihre Kommunikation ändern. Vor allem wenn sich Projektteam-Mitglieder oder Stakeholder ändern.
Viel Erfolg beim Erstellen ihres Plans zur Kommunikation!
