Projektmanagement ist ein essenzieller Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens, unabhängig davon ob Projekte zum Kerngeschäft zählen oder nicht. Doch viele Projekte scheitern aufgrund mangelnder Methodik oder unzureichender Umsetzung vorhandener Methoden. Statistiken die fehlgeschlagene Projekte messen, gibt es viele. Manche gehen von 70% fehlgeschlagener Projekte aus, wobei 27% das Budget überschreiten und 77% nicht zeitgerecht fertiggestellt werden. Die Implementierung einer Projektmanagement-Methode kann dabei die Chancen auf Erfolg erheblich steigern.
In diesem Artikel werden wir die Bedeutung einer Projektmanagement-Methode genauer betrachten und warum Unternehmen, die eine solche Methode verwenden, eher ihre Geschäfts- und Projektziele erreichen und damit innerhalb des Projektbudgets bleiben und zeitgerecht liefern.
Was ist eine Projektmanagement-Methode?
Eine Projektmanagement-Methode kombiniert bewährte Praktiken des Projektmanagements mit den spezifischen Geschäftsabläufen eines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass alle Projektmanager nach einem bewährten Rezept für den Erfolg arbeiten und dass der Projektsponsor, das Projektteam und das Management in den Projektmanagementprozess eingebunden sind. Durch die Verwendung und Einhaltung einer Projektmanagement-Methode steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Ziele des Projekts erreicht werden und das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmens bleibt.
Vorteile einer Projektmanagement-Methode
Eine Projektmanagement-Methode bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Hier sind einige der wichtigsten:
1. Konsistenz und Verbesserung
Eine Methode schafft eine gemeinsame Praxis, die im Laufe der Zeit verbessert werden kann. Sie ermöglicht Konsistenz bei der Dokumentation, den Arbeitsabläufen und der Auslieferung von Projekten. Das Risiko, sich auf individuelle Fähigkeiten von erfahrenen Projektmanagern zu verlassen, wird reduziert. Durch die Verwendung einer gemeinsamen Methode wissen Manager und Sponsoren, dass die Chancen auf einen erfolgreichen Projektabschluss steigen, unabhängig davon, welcher Projektmanager einem Projekt zugewiesen wird.
2. Vermeidung von Problemen
Projektmanagement-Methoden helfen dabei, Probleme zu vermeiden, die in Projekten häufig auftreten. Durch eine klare Struktur und Vorgaben werden Probleme wie Scope-Creep (das schleichende Erweitern des Scopes, des Projektinhalts), das Verfehlen von Zielen und Budgetüberschreitungen minimiert. Zudem fördert eine Methode eine konsistente Projektabwicklung und erhöht die Transparenz für alle Beteiligten.
3. Unterstützung durch Technologie
Technologie spielt eine entscheidende Rolle für den langfristigen Erfolg des Projektmanagements. Mit einer im Unternehmen definierten Methode kann diese in den vorhandenen (oder neuen) IT-Systemen abgebildet werden. Mit einem solchen
Enterprise-Projektmanagement-System (EPM) kann die Projektmanagement-Methode, die Arbeitsabläufe und die Unterstützung für Projektmanager verbessert werden. Ein effektives EPM-System bietet Vorteile wie konsistente und erfolgreiche Projektabwicklung, schnelle Einarbeitung neuer Projektmanager, transparente KPI-Berichterstattung, verbesserte Zusammenarbeit, automatisierte Arbeitsabläufe für Überprüfungen, Änderungsanträge und Lieferobjekte sowie eine schnellere Reaktionsfähigkeit bei Problemen.
Herausforderungen bei der Umsetzung einer Projektmanagement-Methode
Obwohl viele Projektmanagement-Büros (PMOs) oder Leiter von Projektmanagement-Abteilungen Methoden entwickelt und ihre Projektmanager geschult haben, scheitern sie oft daran, die Methoden konsequent durchzusetzen. Der Mangel an Ressourcen oder zu strengen Richtlinien kann dazu führen, dass die Methoden nicht ausreichend eingehalten werden. Die Überwachung der Methode durch das PMO oder den Leiter der Projektmanagement-Abteilung ist zeitaufwendig und erfordert kontinuierliche Verwaltung und Disziplin, um gute Projektmanagement-Praktiken zu etablieren und aufrechtzuerhalten. Ohne diese Verpflichtung gibt es nur wenige Kontrollmechanismen, um sicherzustellen, dass die Methode eingehalten wird, dass die Lieferobjekte der Projektmanager von hoher Qualität sind und die Endresultate den Erwartungen der Projektsponsoren entsprechen.
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Die Erfolgsfaktoren einer Projektmanagement-Methode
Um eine erfolgreiche Projektmanagement-Methode zu etablieren, sollten Unternehmen auf drei Schlüsselfaktoren achten:
1. Prozess
Der Prozess ist die Methodik selbst. Eine gut definierte Methode stellt sicher, dass Projekte konsistent und erfolgreich abgeschlossen werden. Sie bietet klare Richtlinien und Vorgaben für Projektmanager, Sponsoren und das gesamte Projektteam. Im Allgemeinen bedient man sich in der Praxis einem bewährten Modell wie IPMA oder PMP. Während IPMA vor allem im Europäischen Raum eingesetzt wird, ist PMP vor allem in den USA als Standard zu betrachten. Hat man ein Modell als Basis gewählt, wird dieses an die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens angepasst und damit ein Unternehmensspezifisches Prozessmodell geschaffen.
2. Menschen
Die Schulung und Unterstützung der Projektmanager ist entscheidend für den Erfolg einer Projektmanagement-Methode. Regelmäßige Schulungen und Mentoring-Programme helfen den Projektmanagern, ihre Fähigkeiten zu verbessern und die Methodik effektiv anzuwenden. Zusätzlich dazu gibt es zahlreiche Zertifizierungen für Projektmanager, die im Regelfall je nach anzuwendendem Prozess erfolgen. Als Beispiel sei hier IPMA erwähnt, welche verschiedene Zertifizierungen anbieten.
3. Technologie
Die richtige Technologie und Tools spielen eine wichtige Rolle bei der Unterstützung der Projektmanagement-Methode. Ein EPM-System ermöglicht es dem PMO oder dem Leiter der Projektmanagement-Abteilung, die Methodik, Arbeitsabläufe und Unterstützung für Projektmanager zu verbessern. Durch die Automatisierung von redundanten Aufgaben kann das PMO effizienter arbeiten und mehr Projekte gleichzeitig durchführen.
Fazit
Eine Projektmanagement-Methode ist entscheidend für den Erfolg von Projekten. Unternehmen, die eine Methode implementieren und durchsetzen, haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, ihre Geschäftsziele zu erreichen und Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen. Die Kombination aus einer gut definierten Methode, kontinuierlicher Schulung und Unterstützung der Projektmanager sowie dem Einsatz geeigneter Technologie und Tools ermöglicht es Unternehmen, qualitativ hochwertiges Projektmanagement zu liefern und den Unternehmenserfolg zu steigern.
Investitionen in eine Projektmanagement-Methode und die entsprechende Unterstützung durch Technologie zahlen sich langfristig aus und reduzieren den Projektwahnsinn. Unternehmen sollten daher nicht zögern, eine effektive Projektmanagement-Methode zu implementieren und die damit verbundenen Vorteile zu nutzen.
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