Projekte sind einzigartige, terminierte und komplexe Vorhaben, um ein Ziel zu erreichen. Neben der zeitlichen und budgetären Komponente steht die eigentliche Leistungserstellung im Vordergrund, die durch einen klaren Umfang spezifiziert sein sollte.
Umfang eines Projekts
Einfach ausgedrückt, bezieht sich der Projektumfang auf alle Arbeiten, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind. In der Regel handelt es sich um ein Anforderungsdokument, in der alle Anforderungen eines Projekts erfasst sind. Es beschreibt, was in einem Projekt erreicht werden soll.
Scope Creep im Projektmanagement
Ist der Umfang im Projekt nicht klar definiert, läuft man Gefahr, dass Änderungen am Projektumfang vorgenommen werden, ohne dass ein Kontrollverfahren vorgesehen ist. Diese Änderungen wirken sich auch auf den Projektzeitplan, das Budget, die Kosten und die Personaleinsatzplanung aus und können die Erreichung von Meilensteinen und Zielen gefährden. Die schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist heute eines der häufigsten Projektmanagementrisiken. Gerade in einer VUCA-Welt in der die Zukunft immer unvorhersehbarer ist und Agilität im Projekt die neue Norm ist, gewinnt ein Scope-Management zunehmend an Bedeutung.
Im Allgemeinen kommt es zu einer Ausweitung des Projektumfangs, wenn neue Projektanforderungen von Projektkunden oder anderen Interessengruppen hinzugefügt werden, nachdem die Projektdurchführung begonnen hat. Oft werden diese Änderungen nicht ordnungsgemäß überprüft und dokumentiert. Daher wird vom Projektteam erwartet, dass es mehr Aufgaben, Ergebnisse und Meilensteine mit denselben Ressourcen und in derselben Zeit wie der ursprüngliche Umfang erledigt.
Um den Projektumfang zu kontrollieren und eine Ausweitung des Umfangs zu verhindern, sind Methoden zum Leistungsumfangs-, Änderungs- und Risikomanagement unumgänglich.
Das Anforderungsdokument
Der ursprüngliche Umfang wird in der Regel in einem Anforderungsdokument festgehalten. Dabei handelt es sich nicht nur um eine Liste von Merkmalen oder Funktionen. Es ist mehr als das. Im Anforderungsdokument wird klar beschrieben, wie jede Funktion funktionieren soll. In vielen Fällen enthalten die Anforderungen bereits viele technische Details wie Anforderungen an die Infrastruktur, die einzusetzende Technologie und spezifische Designanforderungen.
Change Management
Änderungen bei Projekten sind die Norm, aber es ist wichtig, als Projektmanager einen Change Management Plan zu entwickeln und zu leben, um diese Änderungen kontrollieren zu können. Es ist sehr selten, dass Projekte genauso ablaufen, wie es im Projektplan festgelegt wurde. In den meisten Fällen müssen die Projektmanager den Zeitplan, das Budget und den Umfang laufend anpassen. Ohne ein gewisses Maß an Kontrolle über den Änderungsmanagementprozess hat ein Projektmanager jedoch kaum eine Chance, den Überblick über die Arbeit zu behalten und das Projekt effektiv zu verwalten.
Beispiel für eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs
Über einen Zeitraum von vier Monaten sollte ein Projektmanager eine neue Software entwickeln und liefern. Nach einigen Wochen in der Planungsphase fügte der Projektsponsor dem Produkt neue Funktionen hinzu. Nachdem der Projektmanager die neuen Anforderungen in den Projektumfang aufgenommen hatte, nahm der Auftraggeber noch mehr Änderungen vor, die von den Projektkunden gewünscht wurden.
Natürlich antwortete der Projektmanager, dass die neuen Produktfunktionen kein Problem darstellen würden, wenn Änderungsanträge eingereicht würden und ihm mehr Ressourcen für die Ausführung der zusätzlichen Arbeit zur Verfügung gestellt würden. Kurz vor Ablauf der viermonatigen Frist war der Sponsor verärgert und beschwerte sich, dass das Projekt hinter dem Zeitplan zurücklag und die Kunden Ergebnisse erwarteten. Der zugrunde liegende Projektplan war zu ehrgeizig, als dass die zusätzlichen Arbeiten fristgerecht hätten erledigt werden können, erklärte der Projektmanager.
Sie kennen das vermutlich aus ihrer eigenen Projekt-Praxis.
Scope Creep vermeiden
Diese schleichende Ausweitung des Leistungsumfangs, des Scopes, gilt es zu vermeiden. Im Folgenden finden sie fünf Möglichkeiten, wie sie die Kontrolle über den Umfang ihres Projekts behalten.
Dokumentation der Projektanforderungen
Das Wichtigste, um eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, ist die Dokumentation der Projektanforderungen. Eine klare Definition der Projektanforderungen ermöglicht, den Umfang des Projekts festzulegen. Kommunikation mit allen Projektbeteiligten und Nutzern ist notwendig, um genau herauszufinden, was sie von dem Projekt erwarten. Dokumentieren sie diese Anforderungen. Konfliktmanagement ist bereits an diesem Punkt essenziell, da die Anforderungen aller Projektbeteiligten nicht immer im Einklang sind.
Stellen sie diese Anforderungs-Dokumentation online zur Verfügung, damit alle Beteiligten es leicht einsehen können und Feedback geben können.
Prozesse zur Änderungskontrolle einrichten – Change Control
Das Anforderungsdokument ist nur ein Ausgangspunkt. Änderungen bzw. Wünsche zu Änderungen werden im Laufe des Projekts eintreten. Um eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern, ist eine kontrollierte und gesteuerte Änderung in dem Projekt von essentieller Bedeutung. Dazu verwendet man einen Change Management Plan, der die Verfahren des Änderungskontrollprozesses festlegt, die bei Änderungen des Projektplans befolgt werden müssen. Ein Änderungskontrollprozess kann dabei bereits sehr einfach gestaltet werden. Im Wesentlichen schlägt jemand eine Änderung in Form eines Änderungsantrags vor, der geprüft, genehmigt oder abgelehnt und, falls er genehmigt wird, in den Projektplan aufgenommen wird. Wenn die vorhandene Projektmanagement-Software oder das Enterprise-Projektmanagement-System (EPM) über eine Änderungsmanagementfunktion verfügt, sollte diese genutzt werden. Wie in jedem Prozess üblich, muss auch in einem Änderungskontrollprozess festgelegt werden, wer welche Rechte und Pflichten hat. In der Praxis bedeutet dies, wer Änderungen einreichen darf, wer diese bewerten darf und vor allem, wer über die Umsetzung entscheiden darf.
Einen klaren Projektzeitplan (auch für Änderungen) erstellen
Anhand der Anforderungen im Projekt wird der Umfang bestimmt. Ein Projektstrukturplan (PSP) kann aus den Anforderungen abgeleitet und in eine detaillierte Aufgabenliste überführt werden. Wurde dieses Wissen mit einer zeitlichen Komponente versehen, wird daraus ein Projektzeitplan. Wichtig an der Stelle ist die Überprüfung, ob alle Anforderungen in den Zeitplan aufgenommen wurden. Um etwaige Änderungen bereits in den Zeitplan aufzunehmen, hat sich in der Praxis die Integration von zeitlichen Puffern etabliert. Sofern dies das zeitliche Ziel eines Projektes zulässt. Eine klarer Projektzeitplan ist jedoch die Basis (mit oder ohne Puffer) für eine korrekte Bewertung eines Änderungswunsches auf das zeitliche Gesamtziel.
Projektumfang mit den Stakeholdern überprüfen
Es ist wichtig, zu überprüfen, ob die Anforderungen der Stakeholder richtig verstanden wurden. In der Praxis wird das Anforderungsdokument nach Abschluss nochmal von allen relevanten Stakeholdern einem Review unterzogen und in vielen Gesprächen nochmal erklärt und reflektiert. Es empfiehlt sich auch den Projektzeitplan in das Review zu inkludieren, um auch alle Aufgaben aus der Aufgabenliste und ihre zeitliche Anordnung zu überprüfen. Werden hier bereits Abweichungen in den Produktmerkmalen oder Lieferzeiten festgestellt, kann dies noch zu Beginn mit den Stakeholdern besprochen und dementsprechend geändert werden. Ein korrekter Start des Projektes ist hier unumgänglich. Empfohlen werden kann an der Stelle, dass der Projektauftraggeber das Anforderungsdokument unterschreibt und damit den nächsten Schritt im Projekt, die Realisierung, frei gibt.
„Sag mir wie dein Projekt beginnt, und ich das dir, wie es endet.“ (Gero Lomnitz)
In der Regel wird man zahlreichen Review-Gespräche auch nutzen, um als Projektmanager erneut auf den Change Control Prozess hinzuweisen.
Mitglieder des Projektteams einbinden
Wie auch Stakeholder des Projektes müssen auch alle Mitglieder des Projektteams über das Änderungskontrollverfahren informiert sein und wissen, wie es sich auf sie und ihre Arbeit auswirken kann.
Projektmitglieder müssen die Wächter und Beschützer des Projektumfangs sein, nicht die Verursacher von Änderungen. In der Praxis findet man Situation, in denen Mitglieder des Projektteams hilfreich sein wollen, den Projektfortschritt nicht behindern wollen, vermeintliche Agilität leben wollen und stimmen so einer Änderung zu, ohne den formellen Änderungsmanagementprozess anzuwenden. Die Aufgabe eines Projektmanagers ist es an der Stelle, den Projektmitgliedern den Hintergrund – das Why – zu liefern, warum man Änderungen nicht ohne Änderungsmanagementprozess zustimmen darf.
Gerne unterstützen wir unsere Klienten in der Erstellung von Prozessen und Dokumenten um Scope Screen zu vermeiden.
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Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist ein echtes Problem bei Projekten, vor allem wenn der Projektmanager, das Team und die Beteiligten nicht verstehen, welche Auswirkungen Änderungen auf die Ressourcen, das Budget und den Zeitplan haben können. Glücklicherweise muss dies kein großes Problem sein, wenn man sich als Projektmanager über den anfänglichen Projektumfang im Klaren ist und Änderungen an dem Projektplan während der Projektlaufzeit sorgfältig mit den richtigen Prozessen verwaltet.
