Ziele sind heute ein weit verbreiteter Begriff und SMART* ist ebenso für die meisten Menschen keine bahnbrechende Neuigkeit mehr. Über Ziele spricht jeder und die meisten Menschen haben auch für sich Ziele definiert. Generell hat die Verwendung des Wortes Ziel in den letzten Jahren noch viel mehr an Bedeutung gewonnen und kommt auch in Google-Suchanfragen deutlich häufiger vor als noch vor ein paar Jahren.
Während Ziele im privaten Umfeld für uns als Menschen noch eher greifbar sind, so sind diese im Unternehmens-Kontext bereits diffuser. Umsatz und Gewinn sind dabei noch Ziele, die wir meinen vollinhaltlich zu verstehen, da es auch kaum großen Interpretationsspielraum gibt (und dabei lassen wir den Unterschied zwischen einem EBIT als Ausdrucks von Gewinn und EBITDA als Beispiel mal beiseite). Spannt man den Bogen weiter, so stellt man fest, dass es deutlich mehr Unternehmensziele gibt. Ist das Unternehmen dann noch (vorwiegend) mit Kundenprojekten beschäftigt, so kann man hier einen Zusammenhang zwischen den Zielen die in Kundenprojekten zu erreichen sind und den Unternehmenszielen feststellen. Dabei spielt es weniger eine Rolle, ob es reine Software-Projekte sind oder Projekte in einer anderen Branche.
Da man in der Komplexität rund um Ziele auch mal schnell den Überblick verlieren kann, haben wir hier die wichtigsten Ziele in Projekten zusammengefasst. Es sind die 5 Zieldimensionen in einem Projekt:
- Termin
- Kosten
- Leistung
- Kundenzufriedenheit
- Teamzufriedenheit
Ziel 1: Pünktlich fertig werden
Dies ist das Älteste, aber auch das schwierigste Ziel überhaupt. Es ist das Schwierigste, weil sich die Anforderungen (von Kunden oder auch intern) während des Projekts oft ändern und der Zeitplan wahrscheinlich von vornherein optimistisch war. Um erfolgreich zu sein, musst du den Umfang sehr sorgfältig planen und managen. Verwende ein Change-Management-Verfahren, damit alle Änderungen des Umfangs ordnungsgemäß verwaltet werden. Oft reicht eine simple Excel-Tabelle. Bei umfangreicheren oder komplexeren Projekten bietet sich die Verwendung eines dafür vorgesehenen Tools an. Halte deinen Plan immer auf dem neuesten Stand, indem du den tatsächlichen gegenüber dem geplanten Fortschritt aufzeichnest. Stelle alle Abweichungen vom Plan fest und behebe diese schnell. Auch die Ursache für eine Abweichung vom Plan muss festgehalten werden.
Ziel 2: Unter dem Budget abschließen
Um sicherzustellen, dass deine Projektkosten nicht aus dem Ruder laufen, musst du zu Beginn ein Projektbudget festlegen, mit dem ein Vergleich hergestellt werden kann. Berücksichtige in diesem Budget alle Arten von Projektkosten, die anfallen werden, sei es für Personal, Ausrüstung, Lieferanten oder Material. Berechne dann, wie viel jede Aufgabe in deinem Plan kosten wird, und verfolge alle Abweichungen von diesem Plan. Achte darauf, dass, wenn du für einige Aufgaben zu viel ausgeben hast, für andere zu wenig ausgeben. Auf diese Weise kannst du deine Ausgaben kontrollieren und das Budget einhalten. Klingt im ersten Ansatz sehr einfach und kommt einem Selbstverständnis gleich. Die Praxis zeigt hier jedoch immer wieder ihre Tücken auf. So sind Projektbudgets zu Beginn nicht realistisch, oder während der Projektbearbeitung (im Design, in der Software-Entwicklung, beim Testen, …) fallen Mehraufwände an, die man nicht korrekt erfasst. Vor allem zu Beginn eines Projektes wo noch ausreichend Projektbudget vorhanden ist, tendiert man dazu, über kleinere Mehraufwände hinweg zu sehen. Dies kann sich als fataler Fehler in einer späteren Projektphase herausstellen.
Ziel 3: Die Anforderungen erfüllen
Hier geht es darum, die Anforderungen zu erfüllen, die zu Beginn des Projekts festgelegt wurden. Unabhängig davon, ob die Anforderungen darin bestanden, ein neues IT-System zu installieren, eine Brücke zu bauen oder neue Prozesse einzuführen, muss dein Projekt Lösungen hervorbringen, die diese Anforderungen zu 100 % erfüllen. Der Trick dabei ist, dass du zu Beginn des Projekts sicherstellen musst, dass die Anforderungen detailliert genug formuliert sind. Wenn sie in irgendeiner Weise unklar sind, könnte das, was anfangs als kleines Stück Arbeit angesehen wurde, zu einem riesigen Projekt werden, dessen Fertigstellung wertvolle Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt.
Ziel 4: Die Kunden zufrieden stellen
Auch wenn du dein Projekt pünktlich und unter dem Budget abschließt und 100 % der Anforderungen erfüllt, gibt es unzufriedene Kunden. Der Grund dafür ist in der Regel, dass sich die Erwartungen der Kunden seit Projektbeginn geändert haben und nicht richtig gesteuert wurden. Um sicherzustellen, dass dein Projektsponsor, dein Kunde und andere Beteiligte am Ende deines Projekts zufrieden sind, musst du deren Erwartungen sorgfältig steuern. Stelle sicher, dass du sie stets angemessen über die Fortschritte informierst. “Bleibe realistisch”, indem du ihnen einen kristallklaren Überblick über die bisherigen Fortschritte gibst. Lasse sie regelmäßig ihre Bedenken und Ideen äußern. Sage ihnen im Voraus, wenn ihr nicht rechtzeitig liefern könnt oder wenn eine Änderung vorgenommen werden muss. Offenheit und Ehrlichkeit sind immer die besten Mittel, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.
Ziel 5: Für ein zufriedenes Team sorgen
Wenn du all dies mit einem zufriedenen Team tun kannst, dann sind diese auch beim nächsten Projekt wieder bereit, alles zu tun. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg deines Projekts. Dies gilt für alle Projekte, bedenke jedoch, dass bei Software-Projekten dies einen noch höheren Stellenwert einnimmt. Software-Projekte sind das Ergebnis reiner Wissensarbeit, keine Maschine oder Material kommt zum Einsatz. Halte also dein Team bei Laune, indem du es für seine Erfolge belohnst und anerkennst. Weise ihnen Aufgaben zu, die ihren Stärken entsprechen, und führe eventuell auch mal Teambuilding-Maßnahmen durch. Je nach Organisationsform des Unternehmens kann der Projektleiter hier eine besondere schwierige Position einnehmen. Nämlich dann, wenn das Unternehmen als Linienorganisation geführt wird und für ein Projekt aus vielen Abteilungen Mitarbeiter zugewiesen werden. Dann führt der Linienverantwortliche (z.B. Abteilungsleiter) die Mitarbeiter und der Projektleiter ist „nur“ Führungskraft im Rahmen des Projektes. Dennoch gilt: Mit einem glücklichen, motivierten Team könnt ihr alles erreichen!
Wichtig ist, dass diese Ziele bei Beginn des Projektes an alle Teammitglieder kommuniziert werden aber dann nicht in der Schublade landen. Stelle als Projektleiter sicher, dass diese Ziele immer im Fokus stehen.
*SMART ist eine Formel die beschreibt, wie Ziele formuliert werden sollen.
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